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Statuts et règlements

Statuts et règlements de la Canadian Society for the Advancement of Gynecologic Excellence/Société Canadienne pour la Promotion de l’Excellence Gynécologique (ébauche)

Partie I

Nom

 

Le nom de l’organisme est la Canadian Society for the Advancement of Gynecologic Excellence (SCanPEG)/Société Canadienne pour la Promotion de l’Excellence Gynécologique (SCanPEG).

Partie II

 

Énoncé de mission

 

La mission de la Société Canadienne pour la Promotion de l'Excellence en Gynécologie (SCanPEG) est de promouvoir et de maintenir des normes élevées d’excellence en matière de diagnostic et de gestion des problèmes de santé complexes en gynécologie. La SCanPEG est déterminée à faire en sorte que la formation dans le domaine soit de qualité en fournissant un forum national pour présenter la recherche clinique et fondamentale et promouvoir des méthodes améliorées de prestation des soins aux patientes.

Partie III

Adhésion

 

Article 1. Catégories d’adhésion

a. Il existe quatre catégories d’adhésion

1. Membre ordinaire

2. Membre associé

3. Membre résident/boursier

4. Membre à vie

 

b. Les membres ordinaires, honoraires et résidents/boursiers payant une cotisation ont un droit de vote concernant les affaires de la SCanPEG.

 

Article 2. Critères d’admissibilité

a. Membre ordinaire : Pour être admissible au statut de membre ordinaire de la SCanPEG, la personne présentant une demande doit être un ou une médecin recevant une rémunération complète et être membre en règle de l’organisme responsable de la délivrance des permis de pratique médicale de sa province.

b. Membre associé : Pour être admissible au statut de membre associé de la SCanPEG, la personne présentant une demande doit être un professionnel ou une professionnelle du domaine des soins de santé.

c. Membre résident/boursier : Les membres résidents/boursiers doivent être inscrits à un programme de formation en gynécologie et en obstétrique. Les demandes d’adhésion dans cette catégorie doivent être accompagnées d’une confirmation du statut d’étudiant ou d’étudiante fournie par le directeur ou la directrice du programme de résidence. Une fois leur formation terminée, les membres résidents/boursiers sont admissibles au statut de membre ordinaire.

 

d. Membre à vie : Les membres à vie doivent avoir été membres de la SCanPEG pendant au moins 15 ans et avoir pris leur retraite de la pratique active en clinique.

Article 3. Admission des membres

a. Procédures d’admission : Les procédures d’admission des nouveaux membres sont supervisées par le Conseil d’administration.

 

b. Demande d’adhésion : Toute demande d’adhésion doit être effectuée au moyen du formulaire fourni par la SCanPEG. Après la réception d’une demande dûment remplie et le paiement de la cotisation requise, l’Exécutif du Conseil d’administration effectue une enquête indépendante, s’il le juge approprié, pour déterminer si la personne présentant une demande répond à tous les critères d’adhésion.

 

c. Élection : Toute personne souhaitant devenir membre fera l’objet, après le dépôt de sa demande et le paiement de sa cotisation, d’une évaluation de sa demande afin de déterminer la pertinence ou non de son adhésion. Cette personne sera élue membre de la SCanPEG à la suite d’une décision favorable du Conseil d’administration. L’admission d’une personne à titre de membre n’est pas un droit. Il s’agit d’un privilège qui est octroyé par le Conseil d’administration à son entière discrétion. Si une demande d’adhésion est rejetée, elle pourra être réévaluée uniquement après un délai de six mois suivant la date du rejet.

Partie IV

Cotisation

 

Article 1. Cotisation

Le Conseil d’administration a le pouvoir de déterminer le montant de la cotisation annuelle que doivent verser les membres.

 

Article 2. Défaillance

Toute personne qui ne paie pas la cotisation annuelle sera retirée de la liste des membres de la SCanPEG et perdra tous les droits et privilèges attribués aux membres.

 

Article 3. Nouvelle demande d’adhésion

Toute personne dont le nom a été retiré de la liste des membres de la SCanPEG pour non-paiement de la cotisation peut présenter une nouvelle demande d’adhésion en tout temps après le versement de la cotisation due. Son adhésion sera rétablie à la suite d’une approbation de sa demande par le Conseil d’administration.

Partie V

Fin de l’adhésion

 

Article 1. Annulation ou décès

Tous les droits et les privilèges d’un ou d’une membre prendront fin après la présentation d’une demande écrite d’annulation de son adhésion ou après son décès.

 

Article 2. Non-paiement de la cotisation

Toute personne qui ne paie pas la cotisation annuelle sera retirée de la liste des membres de la SCanPEG dans les deux (2) mois suivant la date d'échéance du paiement.

Article 3. Révocation du permis de pratique

Un ou une membre ordinaire dont le permis de pratique est révoqué ou suspendu par un organisme réglementaire provincial ou tout autre organisme compétent peut voir son adhésion annulée.

 

Article 4. Respect des critères d’adhésion

L’adhésion d’un ou d’une membre qui ne respecte pas ou cesse de respecter les critères d’adhésion sera annulée.

 

Article 5. Expulsion

a. En plus des dispositions des articles 1 à 4 de la présente partie, le Conseil d’administration peut expulser un ou une membre ou suspendre ou annuler son adhésion s’il a un motif juste et raisonnable de le faire.

 

b. Le Conseil d’administration doit remettre un avis écrit à cette personne trente (30) jours avant son expulsion ou avant la suspension ou l’annulation de son adhésion. Cet avis doit indiquer les raisons de l’expulsion, de la suspension ou de l'annulation de l’adhésion.

 

c. Un ou une membre qui souhaite répondre à un avis d’expulsion ou de suspension ou annulation de son adhésion doit fournir une réponse écrite au plus tard quinze (15) jours avant la date d’entrée en vigueur de son expulsion ou de la suspension ou annulation de son adhésion.

 

d. Lorsque le Conseil d’administration reçoit une réponse à un avis d’expulsion ou de suspension ou annulation d’une adhésion conformément à ce que prévoit l’article 5c de la partie V, son Exécutif doit alors réévaluer l’avis d’expulsion ou de suspension ou annulation de l’adhésion en tenant compte de la réponse fournie par écrit, puis recommander au Conseil d’administration de modifier, confirmer ou annuler l’avis. Le Conseil d’administration doit remettre à la personne concernée un avis écrit de sa décision dans un délai de trente (30) jours.

Partie VI

 

Direction

 

Article 1. Nombre de membres de la direction

La direction de la SCanPEG comprend les postes suivants : le président ou la présidente, le vice-président ou la vice-présidente, le président sortant ou la présidente sortante, le ou la secrétaire, le trésorier ou la trésorière, le directeur exécutif ou la directrice exécutive et deux (2) représentants ou représentantes de l’ensemble des membres.

 

Article 2. Élection et mandat

a. Avant chaque assemblée générale annuelle, les membres votants doivent élire un ou une membre au poste de secrétaire. Cette personne exercera cette fonction au sein du Comité exécutif pendant un mandat de deux (2) ans, puis succédera à la personne occupant la vice-présidence à la fin de la deuxième année et à celle occupant la présidence à la fin de la troisième année. Le mandat commence après la dernière réunion du Conseil d’administration prévue dans l’année de l’élection. Si aucune réunion n’est prévue, il commence le 1er janvier de l’année suivant l’élection.

 

b. En cas de vacance d’un poste causée par le décès, la démission ou le retrait d’un membre de la direction : la personne occupant la vice-présidence assurera les fonctions de la présidence pendant la durée qui reste à couvrir du mandat avant d’accéder au poste; la personne au secrétariat ou à la trésorerie assurera les fonctions de la vice-présidence pendant la durée qui reste à couvrir du mandat avant d’accéder au poste; le poste de secrétaire ou de trésorier ou trésorière devra être pourvu dans un délai de 120 jours au moyen d’un vote de l’ensemble des membres opposant deux personnes candidates sélectionnées par le Comité des candidatures; en cas de vacance de deux postes ou plus durant une même année, le Conseil d’administration peut laisser un poste vacant et répartir les tâches qui y sont associées entre les membres du Comité exécutif ou pourvoir le ou les postes vacants pendant la durée qui reste à couvrir du mandat au moyen d’un vote de l’ensemble des membres opposant deux personnes candidates sélectionnées par le Comité des candidatures.

 

c. Les personnes qui sont candidates au poste de secrétaire doivent avoir été sélectionnées selon les mêmes règles que le processus de sélection des personnes candidates à un poste d’administrateur ou d’administratrice précisé à l’article 4 de la partie VIII, à la différence qu’elles doivent être gynécologues.

d. Les personnes qui sont candidates à la trésorerie doivent avoir été sélectionnées selon les mêmes règles que le processus de sélection des personnes candidates à un poste d’administrateur ou d’administratrice précisé à l’article 4 de la partie VIII, à la différence qu’elles doivent être gynécologues.

e. Le secrétaire ou la secrétaire et le trésorier ou la trésorière doivent être élus par l’ensemble des membres selon les mêmes règles que celles prévues pour l’élection des administrateurs et des administratrices, précisées à l’article 4 de la partie VIII des présents statuts et règlements.

f. Toute personne faisant partie de la direction doit être membre en règle de la SCanPEG.

Article 3. Tâches

a. Présidence : La personne occupant la présidence préside toutes les assemblées de la SCanPEG ainsi que les réunions du Comité exécutif et de Conseil d’administration. Elle doit exécuter les tâches associées à son poste, y compris la sélection des membres et la direction de tous les comités autorisés par le Conseil d’administration. Elle est également membre d’office de tous les comités, sauf le Comité des candidatures.

 

b. Vice-présidence : La personne occupant la vice-présidence doit exécuter les tâches qui lui sont assignées par le Conseil d’administration. Elle est membre du Comité des candidatures.

 

c. Secrétaire : La personne occupant le poste de secrétaire tient un compte rendu de toutes les assemblées de la SCanPEG et de toutes les réunions du Comité exécutif et du Conseil d’administration. Elle exécute toutes les tâches courantes normalement associées à son poste.

 

d. Trésorerie : La personne occupant la trésorerie supervise la collecte de toute somme d’argent, autorise les décaissements et rend compte de toutes les entrées et sorties de fonds lors de l’assemblée annuelle. Elle exécute toutes les tâches courantes normalement associées à son poste.

Partie VII

Comité exécutif

 

Article 1. Composition

Le Comité exécutif est composé du président ou de la présidente, du vice-président ou de la vice-présidente, du secrétaire ou de la secrétaire, du trésorier ou de la trésorière, du président sortant ou de la présidente sortante (membre d’office), du directeur exécutif ou de la directrice exécutive et de deux (2) représentants ou représentantes de l’ensemble des membres.

 

Article 2. Pouvoirs du Comité exécutif

Le Comité exécutif peut, au besoin, exercer tous les pouvoirs du Conseil d’administration durant la période intermédiaire entre les réunions du Conseil d’administration. Les décisions du Comité exécutif sont prises à la majorité de ses membres, mentionnés ci-dessus, à l’aide de tout moyen de communication entre ceux-ci, y compris le téléphone, le courriel et le télécopieur, sans que la tenue d’une réunion soit nécessaire. Toutes les décisions prises par le Comité exécutif doivent être consignées par écrit et remise au Conseil d’administration aux fins d’approbation. Le Comité exécutif tient également le rôle de comité des finances.

 

Article 3. Réunions du Comité exécutif

Les réunions du Comité exécutif doivent se tenir aux moments et dans les lieux désignés par le président ou la présente de la SCanPEG ou du Conseil d’administration. Tous les membres du Comité exécutif doivent être avisés par écrit ou par téléphone de la tenue de chaque réunion au moins deux (2) semaines à l’avance, sauf en cas d’urgence.

Partie VIII

Conseil d’administration

 

Article 1. Composition

Le Conseil d’administration est composé du Comité exécutif et de cinq (5) personnes élues par les membres de la SCanPEG. Ces personnes doivent provenir de chacune des régions géographiques suivantes : 1) le Canada atlantique, 2) l’Ontario, 3) le Québec, 4) le Centre du Canada et 5) la Colombie-Britannique. Tous les membres du Conseil d’administration doivent être des membres en règle de la SCanPEG.

 

Article 2. Pouvoirs du Conseil d’administration

Le Conseil d’administration est investi de tous les pouvoirs nécessaires pour gérer et contrôler l’ensemble des biens et des activités de la SCanPEG. Sans limiter la généralité de ce qui précède, le Conseil d’administration doit avoir les objectifs suivants:

 

a. Mener, gérer et contrôler, de la manière qu’il juge la plus opportune possible, les activités et les affaires de la SCanPEG tout en veillant à ce qu’elles soient en concordance avec les présents statuts et règlements.

 

b. Favoriser et encourager les publications et les contributions dans la littérature médicale ou dans toute autre littérature scientifique en lien avec la mission et les objectifs de la SCanPEG

 

c. Un ou une membre du Comité exécutif ou du Conseil d’administration qui ne respecte plus les critères d’adhésion en raison d’une infraction universitaire ou de gestes inappropriés dans le cadre de son poste électif peut se voir expulser du Comité exécutif ou du Conseil d’administration. Le cas échéant, la procédure à suivre est la même que celle, précisée aux articles 1 à 5 de la partie V, qui est prévue pour mettre fin à une adhésion.

Article 3. Mandat des administrateurs et des administratrices élus par les membres

a. Le mandat des administrateurs et des administratrices élus par les membres avant l’assemblée générale annuelle est de deux (2) ans, ou jusqu’à l’élection de leurs successeurs et successeures. Le mandat commence après la réunion de travail annuelle du Conseil d’administration se tenant la même année que l’élection. Si aucune séance de travail n’a lieu durant l’année, il commence alors le 1er janvier de l’année suivant l’élection.

 

b. Deux administrateurs ou administratrices doivent être élus chaque année.

 

c. Chaque membre SCanPEG peut voter une fois par tour de scrutin pour chaque poste d’administrateur ou d’administratrice à pourvoir. Les personnes qui reçoivent le plus de votes sont déclarées élues en nombre égal au nombre de postes à pourvoir.

Article 4. Mise en candidature et élection par les membres des administrateurs et des administratrices

a. Au moins soixante-quinze (75) jours avant la date de l’assemblée générale annuelle, mais pas plus de cent-vingt (120), le Comité des candidatures, composé du vice-président ou de la vice-présidente en titre et de trois présidents sortants ou présidentes sortantes, doit proposer au secrétaire ou à la secrétaire une liste de candidats ou de candidates contenant un nom de plus que le nombre de postes d’administrateurs ou d’administratrices à pourvoir. Le dernier président sortant ou la dernière présidente sortante occupe la présidence du Comité des candidatures.

 

b. Le Comité des candidatures peut uniquement sélectionner des candidats ou des candidates qui sont membres de la SCanPEG.

 

c. Le Comité des candidatures doit également prendre en considération la candidature éventuelle de tout membre ou de toute membre de la SCanPEG qui souhaite accéder à un poste au sein de la SCanPEG et dont la demande a reçu l’appui par lettre d’au moins trois (3) autres membres de SCanPEG et a été présentée au moins cent-vingt (120) jours avant la date de l’assemblée générale annuelle.

 

d. Les candidatures à un poste d’administrateur ou d’administratrice faisant l’objet d’une élection avant l’assemblée générale annuelle peuvent également être proposées au moyen d’une pétition.

1.            Pour être valide, une pétition demandant la mise en candidature d’une personne doit 1) être présentée par écrit, 2) être remise au secrétariat cent-vingt (120) jours avant la tenue de l’assemblée annuelle, 3) comporter des signatures datées de membres l’ayant signée dans les onze (11) mois précédant l’assemblée générale annuelle, 4) avoir été signée par des membres ayant un droit de vote valide au moment du dépôt de la pétition au secrétaire ou à la secrétaire.

2.            Si, à la suite d’une mise en candidature valide au moyen d’une pétition, le nombre des candidats et candidates est supérieur à ce qui est autorisé par l’article 2a de la partie VI et l’article 1 de la partie VIII des présents statuts et règlements, aucun candidat ni aucune candidate ne pourra alors occuper un poste à moins d’y avoir été élu minimalement par une majorité simple des voix exprimées. Si le scrutin ne permet l’élection d’aucun candidat ou d’aucune candidate, un second tour opposant les deux candidats ou candidates ayant obtenu le plus grand nombre de votes devra alors être tenu.

3.            Si un second tour est requis, les bulletins de vote seront envoyés par la poste aux membres avant la tenue de l’assemblée générale annuelle. Pour être retenus, les bulletins de vote doivent être envoyés au secrétaire ou à la secrétaire en titre au plus tard vingt-et-un (21) jours après la clôture de l’assemblée générale annuelle.

c. Le processus de mise en candidature se termine à 17 h le jour qui précède d’au plus soixante-quinze (75) jours la première journée de l’assemblée générale annuelle ou, si ce jour est la fin de semaine ou s’il est férié, à 17 h le jour ouvrable suivant. Les dates et heures sont celles de la région où se trouve le bureau principal de la SCanPEG.

d. Le scrutin pour l’élection des administrateurs ou des administratrices choisis par les membres doit commencer au plus tard quarante-cinq (45) jours avant l’assemblée générale annuelle. Des bulletins de vote confidentiels comportant le nom des personnes choisies par le Comité des candidatures et de celles mises en candidature au moyen d’une pétition doivent être envoyés à tous les membres votants. Pour être retenus, les bulletins de vote doivent être reçus par le secrétariat au plus tard quatorze (14) jours avant la date de l’assemblée générale annuelle.

 

e. Aucun vote effectué à l’aide d’une procuration n’est accepté pour l’élection des administrateurs et des administratrices.

 

f. Les résultats de l’élection sont annoncés pendant l’assemblée générale annuelle.

Article 5. Vacances

En cas de vacance d’un poste du Conseil d’administration pour une raison ou une autre (à l’exception de ce qui est précisé à l’article 2b de la partie VI), celui-ci peut être pourvu au moyen d’une nomination effectuée par les membres restants du Conseil d’administration. La personne ainsi choisie demeurera en poste jusqu’à la fin du mandat de l’administrateur ou de l’administratrice qu’elle remplace

 

Article 6. Quorum

Le quorum lors des délibérations du Conseil d’administration est formé de la majorité de ses membres.

 

Article 7. Les règles du Robert’s Rules of Order doivent être suivies lors de chaque assemblée et réunion de la SCanPEG.

 

Les règles du Robert’s Rules of Order doivent encadrer toutes les délibérations auxquelles elles s’appliquent, sous réserve qu’elles n’entrent pas en contradiction avec les présents statuts et règlements.

Partie IX

Assemblées des membres

 

Article 1. Assemblée générale annuelle

Une assemblée annuelle des membres de la SCanPEG, appelée assemblée générale annuelle, doit être tenue chaque année.

 

Article 2. Moment et lieu

Le moment et le lieu de l’assemblée générale annuelle sont désignés par le Conseil d’administration. Le secrétariat doit aviser tous les membres de la SCanPEG par la poste au plus tard quarante-cinq (45) jours avant la date de l’assemblée.

Article 3. Assemblée extraordinaire


Une assemblée extraordinaire des membres de la SCanPEG peut être convoquée par le Conseil d’administration à un moment et à un lieu désignés par lui, sous réserve de l’envoi par la poste d’un avis de convocation à tous les membres de la SCanPEG au plus tard trente (30) jours avant la tenue de l’assemblée. L’avis de convocation doit indiquer le ou les motifs de l’assemblée.

Article 4. Quorum

Le quorum à l’assemblée générale annuelle ou à toute assemblée extraordinaire des membres de la SCanPEG est formé par les membres votants présents.

Partie XI

Sceau de la société

 

Le sceau de la société reste à concevoir, en attente de la constitution en société.

Partie XII

Documents et registres comptables

 

La SCanPEG doit conserver les documents et les registres comptables, complets et exempts d’erreur, de même que les procès-verbaux des réunions du Conseil d’administration, du Comité exécutif, des autres comités et des assemblées des membres. La SCanPEG doit conserver dans son bureau principal les noms et adresses de tous ses membres ayant le droit de voter. Tous les documents et les registres comptables de la SCanPEG peuvent être inspectés par n’importe lequel ou laquelle de ses membres pour toute raison et à tout moment jugé raisonnable.

Partie XIII

Dispositions diverses

 

Article 1. Règles

Le Conseil d’administration peut adopter des règles touchant toute question qui n’est pas visée par les présents statuts et règlements. Ces règles peuvent être adoptées, modifiées ou annulées à la suite d’une décision prise à la majorité des membres du Conseil d’administration.

 

Article 2. Dissolution de la SCanPEG

La SCanPEG n’a pas été constituée et n’est pas dirigée dans le but de réaliser des profits ou des gains pécuniaires, n’envisage pas de distribuer des gains, profits ou dividendes à ses membres, et a été mise sur pied à des fins non lucratives uniquement. Tous biens, actifs, profits et bénéfices nets de la SCanPEG sont irrévocablement dédiés à des fins d’éducation et de bienfaisance et aucune portion de ses profits ou bénéfices nets ne doit en aucun cas être dépensée au profit d’un administrateur ou d’une administratrice, d’un dirigeant ou d’une dirigeante ou d’un membre de la SCanPEG. À la dissolution de la SCanPEG, tous les actifs restants après le règlement des dettes et des obligations seront remis à une société, une fondation ou un fonds sans but lucratif, constitué et dirigé exclusivement à des fins caritatives, éducatives, religieuses ou scientifiques.

Partie XIV

Modifications

 

Article 1. Proposition et adoption de modifications

Tous les membres votants de la SCanPEG peuvent proposer une modification des statuts et règlements. Toute proposition de modification doit être présentée au Comité des statuts et règlements, qui l’étudiera et formulera une recommandation pour le Conseil d’administration lors de la réunion suivante de celui-ci ou lors d’une réunion extraordinaire convoquée à cette fin. Le texte complet de la modification doit être envoyé par la poste à tous les membres votants au moins soixante (60) jours avant la tenue de l’assemblée générale annuelle, joint à l’avis de convocation. Pour être ratifiée, la modification doit être approuvée par les deux tiers des membres votants présents lors de l’assemblée générale annuelle. Si le Comité des statuts et règlements ou le Conseil d’administration n’approuve pas la proposition de modification, celle-ci peut tout de même être soumise à un vote lors de l’assemblée générale annuelle, à condition qu’elle fasse l’objet d’un appui exprimé par signature de dix (10) pour cent de tous les membres votants de la SCanPEG.

Partie X

Comités

Article 1. Comités permanents

La SCanPEG présente les comités permanents ci-dessous.

a. Comité des statuts et règlements

b. Comité des adhésions

 

c. Comité des candidatures

 

d. Comité de la formation médicale continue

 

e. Comité d’élaboration des lignes directrices

Article 2. Autres comités

Le président ou la présidente de la SCanPEG peut à sa discrétion créer un ou des comités ad hoc pendant son mandat. La durée du mandat d’un comité ad hoc est d’une année, sauf s’il est renouvelé par le président ou la présidente.

Article 3. Composition des comités

C’est le président ou la présidente qui choisit la présidence et la composition des comités, sauf dans les cas précisés à l’article 1 de la partie VII, à l’article 2 de la partie VII et à l’article 4a de la partie VIII des présents statuts et règlements. Les membres choisis pour faire partie d’un comité doivent faire l’objet d’une approbation du Conseil d’administration.

 

Article 4. Aucun membre ne peut présider un comité pendant plus de trois (3) ans.

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